Rozliczanie mediów w umowie najmu – który sposób wybrać?

Czego dowiesz się z tego artykułu?

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez 5 sposobów rozliczania mediów w umowie najmu, abyś mógł znaleźć taki, która jest dopasowany do Twoich wymagań. Przekonasz się także, że rozliczanie mediów w umowie najmu to nic strasznego.

Przejdź do akapitów:

• Rozliczenie mediów w umowie najmu – rodzaje opłat
• Jak rozliczyć media w umowie najmu?
• Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu

Rozliczenie mediów w umowie najmu – rodzaje opłat

Rozliczenie mediów w umowie najmu wiąże się z kilkoma podstawowymi opłatami, o których koniecznie trzeba pamiętać podczas użytkowania mieszkania. Należą do nich prąd, gaz, woda, ogrzewanie. Każde z tych mediów ma swój indywidualny czas na uiszczenie opłat oraz metodę pomiarów.

Opłata za media przy najmie – rodzaje:

• energia elektryczna (opłata miesięczna + dopłata za każdy dodatkowy kWh, rozliczenie raz na pół roku).
• woda ciepła i zimna + doprowadzenie ścieków (opłata comiesięczna, mierzone w m³, rozliczenie co roku).
• ogrzewanie (prognozowane, płacone co miesiąc, liczone w GJ, rozliczenie co roku).
• gaz (rachunek raz na 2 miesiące, mierzone w m³, rozliczane co pół roku).
• dostęp do internetu, telewizja (opłata miesięczna).

Opłata za media przy najmie posiada niepisaną zasadę, która określa, że to wynajmujący reguluje dodatkowe koszty. Należą do nich: koszt ubezpieczenia mieszkania, użytkowanie wieczyste oraz dodatkowe opłaty administracyjne spółdzielni. Dlatego warto mieć to na uwadze podczas podpisywania umowy.

​

Ważne jest, aby obydwie strony wiedziały kto, za co płaci. Pozwoli to uniknąć niedomówień i przyszłych kłopotów. Istotne, aby umowa była spisana jasno i klarownie. Dzięki temu rozliczenie mediów z najemcami będzie o wiele łatwiejsze.

Jak rozliczyć media w umowie najmu?

Jak rozliczyć media w umowie najmu, tak aby obie strony były zadowolone? Jest kilka sposobów na spisanie dokumentów dotyczących wynajmowania mieszkania, dzięki czemu zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wybrać najbardziej komfortową opcję.

Samodzielna opłata mediów przez najemcę

Rozliczenie mediów w umowie najmu poprzez samodzielną opłatę mediów polega na dostarczaniu opłat na adres mieszkania. Dokument zawierający rozliczenie mediów z najemcami zostanie przesłany pocztą, a najmujący ma obowiązek zapłacić daną kwotę. Jednakże na dokumentach widnieją dane właściciela mieszkania, więc w razie jakichkolwiek problemów to on będzie ponosił odpowiedzialność.

Plusy

Dużym plusem tego rozwiązania jest oszczędność czasu i energii wynajmującego – nie musi on ich tracić, aby zebrać dane i kwoty do opłat. Kolejnym atutem takiego sposobu rozliczania jest to, że właściciel mieszkania nie ma obowiązku rozliczania podatku od kosztów mediów.

Minusy

Rozliczenie mediów w umowie najmu poprzez samodzielną opłatę posiada minus – brak kontroli wynajmującego nad płatnościami najemcy. Trzeba zaufać w 100% najemcom, że zobowiązują się systematycznie uiszczać opłaty za media. Jeśli nie wywiążą się z obowiązku, zaległe rachunki mogą liczyć nawet kilkutysięczną karę – która będzie wystawiona na właściciela – lub skutkować odcięciem dostępu do mediów.

Koszty mediów wliczone w opłatę za wynajem

Jak rozliczyć media w umowie najmu, kiedy są wliczone w czynsz? Metoda ta polega na uśrednieniu całkowitych kosztów za media oraz doliczenie ich do kwoty wynajmu. Najmujący płaci stałą stawkę za media bez względu na ich zużycie. Trzeba jednak pamiętać, że po pewnym czasie cena ta może ulec zmianie ze względu na aktualizację stawek operatorów.

​Plusy

Jest to wygodny i przejrzysty sposób uiszczania opłaty za media z perspektywy najemcy. Mieszkanie z takim rodzajem zapłaty przyciągnie więcej zainteresowanych. Sposób ten jest łatwy w rozliczeniu, nie trzeba tracić czasu na rozmowy i sprawdzanie potwierdzeń wydanych od najemcy. Koszty mediów wliczone w opłatę za wynajem to zdecydowanie bezpieczny sposób.

Minusy

Zdecydowanym minusem jest brak motywacji najemcy do oszczędzania. Najemca nie ma realnego wglądu do wydatków, dlatego brak mu bodźców, co może mieć negatywne skutki finansowe. Dodatkowo istnieje prawdopodobieństwo wzrostu stałych opłat poprzez duże zużycie. Trzeba także pamiętać, że jeśli koszty mediów są wliczone w opłatę za wynajem, obowiązkiem jest odprowadzić podatek od ryczałtu, który względem wysokości dochodu może wynosić 8,5% lub 12,5%.

Zapłata mediów przez wynajmującego, a następnie wynajmujący rozlicza się z najemcą

Rozliczanie mediów poprzez uiszczanie opłat przez wynajmującego, a następnie rozliczanie się z najmującym jest dość często wybieranym sposobem. Decydują się na niego osoby, których głównym dochodem jest wynajmowanie mieszkania. Dzięki tej metodzie są one w stanie kontrolować bieżące rachunki, nie martwiąc się o konsekwencje braku wpłat najemcy.

Plusy

Zdecydowanie jednym z głównych plusów jest pewność, że wszystkie opłaty są uregulowane. Wynajmujący ma gwarancję rzetelności i terminowości płacenia rachunków – przez co czuje się pewniej i bezpieczniej. Nie trzeba odprowadzać podatku od dochodu. Jest to także wygoda dla najemcy, ponieważ nie musi się on martwić o terminy zapłat. Taki sposób rozliczania mediów, dzięki regularnemu kontaktowi, zdecydowanie poprawia i zacieśnia więzi pomiędzy wynajmującym a najemcą.

Minusy

Poprzez systematyczne sprawdzanie rachunków właściciel mieszkania traci swój cenny czas. Ta metoda jest zalecana dla osób zorganizowanych. Wynajmujący musi również akredytować rachunki najemcy. Niektóre rachunki przychodzą z opóźnieniem, przez co mogą narobić kłopotów finansowych po wyprowadzce najemcy. Podczas tej metody trzeba pamiętać o zasadzie „ograniczonego zaufania”, aby nie zostać oszukanym.

Zadatek na media od najemcy

Właściciel mieszkania płaci rachunki i pobiera stały zadatek na media od najemcy. Kwota zadatku jest wliczona w całkowity koszt najmu. Jest to duży plus, ponieważ najemca wie, ile wyniesie go całkowity koszt wynajmu mieszkania. Oczywiście jego wielkość może ulec zmianie, jednakże nie będzie to nagła zmiana. Jest to wygodna forma dla obu stron.

Plusy

Wynajmujący trzyma rękę na pulsie, kiedy kontroluje wydatki mieszkania. Właściciel nie musi kredytować rachunków najemcy. Może wystąpić różnica w kwotach – być powyżej lub poniżej ceny, jednak pod koniec roku liczby się uzupełniają.

Minusy

Właściciel musi regularnie sprawdzać stan liczników, ponieważ nie posiadają one bazy danych on-line. Trzeba sprawiedliwie oszacować ogólny miesięczny koszt mediów podczas najmu. Dużo czasu pochłania kontrolowanie aktualnych cen tak, aby zadatek na media był opłacalny dla obu stron. Wielkość zadatku może ulec aktualizacji ze względu na podwyżki, dlatego należy spisać odpowiednie warunki w umowie.

Media przepisane na najemcę

Media przepisane na najemcę cieszą się coraz większą popularnością. Pomimo dużego wkładu czasu na początku, rozwiązanie to jest atrakcyjne dla obydwu stron. Wynajmujący ma pewność, że najemca opłaca rachunki oraz nie traci swojego cennego czasu. Najemca ma kontrolę nad swoimi wydatkami, co motywuje go do oszczędzania. Ma też pewność, że wynajmujący nie zawyża rachunków w celach zarobkowych. Warto pamiętać, aby podpisać umowę in blanco w razie sytuacji, gdyby najemca niespodziewanie zrezygnował z mieszkania. Trzeba też mieć na uwadze, że źle skonstruowana umowa może spowodować naliczenie podatku zarówno za czynsz najmu, czynsz administracyjny, jak i rachunki za media.

Plusy

Wynajmujący nie musi być obciążany procesami windykacyjnymi najemcy w razie problemów. Media przepisane na najemcę obniżają podstawę podatkową, jaką płaci wynajmujący. Dzięki tej metodzie obie strony czują się bezpiecznie. Najemca ma również większe poczucie odpowiedzialności za mieszkanie oraz jego stan.

Minusy

Metoda rozliczania mediów poprzez przepisanie liczników jest polecana przy długoterminowych umowach najmu. Aby cały proces przebiegł pomyślnie, wynajmujący musi odwiedzić kilka instytucji – na co traci swój cenny czas. W pierwszej kolejności należy odwiedzić spółdzielnie lub wspólnotę w sprawie zmiany opłat eksploatacyjnych. Potrzebna będzie także wizyta u operatorów w celu przepisania liczników po zakończeniu umowy najmu.

Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu

Rozliczanie mediów po zakończeniu najmu przysparza wiele zmartwień nie tylko właścicielom, ale i najemcom. Często niejasno sformułowane umowy doprowadzają do konfliktów oraz strat finansowych pomiędzy obiema stronami. Bardzo ważne, aby znalazł się w niej aneks dotyczący rozliczenia mediów po zakończeniu najmu. Aneks powinien zawierać podstawowe informacje o tym jakie obowiązki po rozwiązaniu wynajmu należą do wynajmującego, a jakie do najmującego, a także czas, w którym wynajmujący może dosłać nadwyżki z rachunków za media.

Bardzo ważne jest, aby obie strony spisały protokół zdawczo-odbiorczy. Formalnie spisany stan liczników będzie zabezpieczeniem przy zakończeniu umowy, które da pewność najemcy, że ureguluje on tylko kwotę za swoje zużycie mediów. Działanie to pozwoli na sprawiedliwe obliczenie całkowitego zużycia mediów oraz wystawienia rachunku w przypadku wystąpienia nadwyżki.

Najmniej problematycznym sposobem jest przepisanie rachunków na najemcę. Zgodnie z upływem ważności umowy najmu, obie strony wypisują protokół rezygnacji z usługi, dzięki czemu szybko i łatwo wynajmujący może starać się o dokumenty dla nowego najemcy.

Zobacz pozostałe artykuły.